Jak wybrać system do e-learningu?

Wielu klientów zastanawia się nad wyborem właściwej platformy szkoleniowej. Wybór jest o tyle trudny, że rozwiązania tego typu wymagają znacznych nakładów:

• finansowych (zakup, wdrożenie, wsparcie techniczne, aktualizacje), 
• czasowych (wdrożenie, szkolenie osób administrujących)
• organizacyjnych (integracja z istniejącymi systemami informatycznymi przedsiębiorstwa)

Nadrzędnym celem jest usprawnienie procesu szkoleń i w konsekwencji coraz lepiej wykwalifikowani pracownicy. Co wziąć pod uwagę, aby wybór się opłacił? 

 Funkcje platform:
Porównując możliwości oferowanych na polskim rynku platform ustaliłem pakiet minimum:

• publikacja szkoleń e-learning
• udostępnianie szkoleń użytkownikom
• komunikacja (forum, czat)
• wgląd w wyniki kursantów

Niektóre komercyjne platformy oferują niewiele więcej. Wielu zainteresowanych decyduje się na rozwiązania open-source, szczególnie Moodle. Warto przeczytać artykuł The  Real Cost of a Free (Open Source) LMS (ang.).

Na początku warto uświadomić sobie czy w naszej firmie jest potrzebna platforma do publikacji szkoleń czy system zarządzania szkoleniami (LMS). Innymi słowy czy chcesz stworzyć firmową bazę wiedzy (np. ze szkoleniami produktowymi) czy system ewidencji i kontrolowania szkoleń poszerzony o publikację elektronicznych materiałów.

Integracja
 Każdy specjalista ds. szkoleń zna dokładnie proces organizacji szkolenia: projektowanie ścieżek szkoleniowych, wybór, zapisy, rezerwacja zasobów (sala, laptop z rzutnikiem itp. ), ewidencja kosztów, dostarczenie materiałów szkoleniowych, ewaluacja szkolenia, współpraca z trenerami. Systemy klasy LMS służą właśnie zebraniu w jednym miejscu wszystkich danych, aby usprawnić proces zarządzania, a przez to zoptymalizować nakłady czasowe i finansowe.
Jak to działa?
W pewnej dużej firmie pracownicy zapoznają się z listą dostępnych szkoleń. Za pomocą e-maila informują dział szkoleń o swoich potrzebach szkoleniowych. Wyobraź sobie (a może wiesz to z własnej praktyki) ile trwa tworzenie planu szkoleniowego na podstawie wiadomości od pracowników. Wprowadzenie systemu zapisu na szkolenia z podaniem informacji gdzie i kiedy szkolenie się odbywa pozwoli skróci czas przygotowania. Ten sam system może przydać do publikacji i analizy ankiety po szkoleniu.

Aby wybrać dobry system przemyśl wszystkie problemy, które wiążą się z zarządzaniem szkoleniami i porównaj oferowane funkcjonalności.

Informatywność
Dane same w sobie nie mają wartości. Rzecz w tym, aby wydobyć z nich wiedzę i umieć podjąć decyzję na przykład kogo awansować. Cele szkoleniowe w firmie są pochodnymi krótkotrwałych i długotrwałych celów biznesowych. Czy Twój obecny system obsługi szkoleń pozwala zestawić dane o realizacji celów biznesowych i efektywności szkoleń?  Zastanawiając się nad wyborem platformy rozważ także w jakim stopniu będzie ona wydajnym narzędziem wspomagania decyzji kadrowych?

Użyteczność
Problem z zalogowaniem czy znalezieniem właściwego kursu może silnie zdemotywować szkolonych pracowników. Warto zatem przyjrzeć się czy interfejs systemu jest zrozumiały i można go modyfikować.  

Użyteczność często sprowadza się do wyglądu. O wiele ważniejsza jest jednak interakcja w systemie. O ile to możliwe porównaj w ilu krokach i jak uzyskać dostęp do raportów. Jeśli osobiście zarządzasz szkoleniami w firmie przygotuj klika scenariuszy użycia systemu, aby dowiedzieć czy faktycznie usprawni Twoją pracę.

Elastyczność
Dowiedz się jakiego rodzaju dane można importować i eksportować z platformy. Z umieszczeniem istniejących dokumentów tekstowych czy z arkusza kalkulacyjnego nie powinno być problemów w żadnym systemie. Warto jednak dowiedzieć się co można zrobić z danymi na przykład z raportów. Załóżmy, że masz przygotować prezentację na temat szkoleń w kończącym się okresie w firmie. Czy eleganckie dane z platformy możesz zapisać w Excellu i przygotować elegancki wykres?

Sprawdź też na ile platformę będziesz mógł w przyszłości rozbudować lub zredukować. Być może da się ją zintegrować z istniejącym intranetem lub systemem wspomagającym zarządzanie (CRM, ERP itp.)


Podsumowanie
Platforma nie musi okazać się kolejnym drogim przedsięwzięciem, którego obsługa bardziej szkodzi niż pomaga. Może jednak usprawnić procesy w Twojej firmie i pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze. Ważne, abyś zidentyfikował aktualne problemy w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Gdy dokładnie określisz wąskie gardła np. w organizacji szkoleń, trafniej dobierzesz właściwe rozwiązania informatyczne.

Być może czytając ten post rozważasz za i przeciw wdrożenia e-learningu. Pamiętaj, że nie ogranicza się on do technologii, ale jest strategią zarządzania wiedzą w firmie.